Aujourd’hui, le numérique occupe une place prépondérante dans notre société. Il implique de nombreux changements dans l’entreprise comme c’est le cas de la dématérialisation des documents, c’est un vrai défi pour les entreprises. Avec le logiciel Agri Wave, passez des papiers physiques aux documents dématérialisés.
En tant qu’entreprise, vous souhaitez opter pour la digitalisation de vos documents ? Suivez le guide pour en connaître davantage sur le sujet.
La gestion électronique des documents
La dématérialisation des documents consiste à créer un document directement au format numérique. Par exemple, une facture PDF peut-être générée automatiquement à partir d’un logiciel, c’est notamment le cas d’Agri Wave. Vous pourrez ensuite choisir de l’envoyer par mail ou par courrier à votre client. La dématérialisation des documents est un vrai atout pour les entreprises et possède de nombreux avantages.
Focus sur les 4 principaux avantages de la dématérialisation
Gain d’espace et conservation des archives
C’est sûrement l’avantage le plus évident. Pour une question pratique, la numérisation des documents permet de gagner de l’espace. Qui n’a jamais stocké des armoires entières de documents dans son bureau ? Avec la dématérialisation des documents, plus aucun souci !
Accès facile à des documents
Les documents dématérialisés permettent de partager plus facilement des informations. Vous pouvez à tout moment créer, accéder, partager, valider des documents. Le partage d’information est beaucoup plus simple au sein de l’entreprise ou entre l’entreprise et ses clients. Il permet aussi de centraliser et sécuriser les différentes données.
Traçabilité
Grâce à la dématérialisation des documents, les informations sont facilement traçables. Par exemple, en cas de risque d’intoxication, la traçabilité permet d’identifier rapidement les numéros de lots suspectés.
Réduction de l’empreinte écologique
L’amélioration des pratiques et la démarche environnementale sont au cœur des préoccupations. La dématérialisation des documents permet de faire des économies de papier, cela implique une réduction de déchets et de l’empreinte écologique.
Économique
Enfin, imprimer du papier peut coûter très cher. Les dépenses liées à l’impression sont diverses et nombreuses : papiers, achat de l’encre, entretien… et bien évidemment, vous supprimez vos frais d’affranchissement du courrier.
La dématérialisation des documents ne se résume pas à remplacer le papier par l’électronique. Elle implique des changements dans l’entreprise et une réorganisation des processus en interne et en externe.
Le saviez-vous ? La facture électronique sera obligatoire à partir du 1er juillet 2024 pour les entreprises assujetties à la TVA. Le gouvernement a publié un calendrier de mise en place de la facturation électronique. Voir le calendrier.
Optimisez votre activité avec la dématérialisation des documents
Factures, devis, bons de commande, gestion des stocks… La dématérialisation des documents intervient à tous les niveaux de l’entreprise dans le logiciel Agri Wave. Il a été conçu pour permettre une gestion simplifiée de vos différents services. Une fois testé et adopté, vous ne pourrez plus vous en séparer !
Nous sommes conscients que certaines personnes peuvent être réticentes aux changements. La transformation digitale peut faire “peur”, c’est pourquoi nous vous accompagnons dans la prise en main de notre logiciel Agri Wave. Nos équipes expertes dans le domaine répondent à l’ensemble de vos questions et de vos collaborateurs.
La dématérialisation des documents est un véritable enjeu économique et écologique. La digitalisation ne doit pas être vue comme une menace mais plutôt comme une opportunité, celle-ci permet d’augmenter la productivité en entreprise.
